Techniek
Een kennisassistent die vragen beantwoordt uit uw documenten is in een middag te bouwen. Een kennisassistent die u in een bestuurlijke omgeving durft te gebruiken, is dat niet. Hieronder staat waar het verschil in zit.
01
Rechten
“Kan een medewerker van Sociaal Domein via dit ding bij stukken van P&O?”
Nee, en dat is het eerste wat wordt ingericht, niet het laatste. Ook de bronvermelding niet: geen verwijzing naar een document dat hij niet mag openen. Een autorisatietest is onderdeel van de oplevering.
Rechten
Dezelfde vraag, drie rollen, drie antwoorden
Wat de assistent hoort te antwoorden, hangt af van wat de vrager mag openen en niet alleen van wat er in de documenten staat.
Vraag
“Wat staat er in de laatste beoordeling van collega De Vries?”
Medewerker
Mag openen
- Beleid en regelingen: mag openen
- Stukken van de eigen afdeling: mag openen
- Personeelsdossiers: mag niet openen
Antwoord
Deze informatie valt buiten uw toegangsrechten.
Geen bron. Geen verwijzing naar het dossier. Geen bevestiging dat het bestaat.
Manager
Mag openen
- Beleid en regelingen: mag openen
- Stukken van alle afdelingen: mag openen
- Personeelsdossiers: mag niet openen
Antwoord
Deze informatie valt buiten uw toegangsrechten.
Meer mogen zien is niet alles mogen zien. Een beoordeling hoort bij HR, niet bij de lijn.
HR
Mag openen
- Beleid en regelingen: mag openen
- Stukken van de eigen afdeling: mag openen
- Personeelsdossiers: mag openen
Antwoord
De laatste beoordeling dateert van maart 2026 en is als “goed” vastgesteld.
Bron: Personeelsdossier De Vries, pagina 2
Illustratie met fictieve gegevens. De rechten komen uit uw eigen omgeving; de assistent voegt er geen toe en haalt er geen weg. Dit is het uitgangspunt van het ontwerp en wordt met een autorisatietest getoetst voordat er iets in productie gaat.
- mag openen
- mag niet openen
Dit is de reden dat de meeste projecten blijven steken bij een algemene kennisbank met alleen openbare stukken. Zodra personeelsdossiers, bezwaren, zorgdossiers en bestuurlijke stukken in hetzelfde systeem moeten, verandert de vraag van “kan het antwoord geven” naar “kan iemand aantonen dat de scheiding houdt”.
Dat is strenger dan het lijkt. Het antwoord mag geen inhoud bevatten uit een document waar de gebruiker geen recht op heeft. De bronvermelding mag er niet naar verwijzen. En het systeem mag ook niet bevestigen dat zo’n document bestaat, want dat is op zichzelf al informatie.
Daarom richten wij dit als eerste in, gescheiden per afdeling en per corpus, en toetsen wij het in uw eigen omgeving voordat er iets in productie gaat. Een autorisatietest hoort bij elke oplevering.
02
Herkomst
Elk antwoord verwijst naar het document en de passage waar het vandaan komt. Niet omdat het netjes staat, maar omdat een medewerker die op basis van dat antwoord iets besluit, moet kunnen laten zien waarop dat besluit rust.
03
Veroudering
“Wat gebeurt er met een document dat we intrekken?”
Dat hoort mee te verdwijnen uit de assistent, en de termijn waarbinnen dat gebeurt is een afspraak die wij met u vastleggen voordat er iets in productie gaat. Stel deze vraag aan elke leverancier die u spreekt.
Regelingen worden ingetrokken, beleid wordt herzien, versies stapelen zich op. Een assistent die de oude versie citeert omdat die toevallig beter matcht, richt meer schade aan dan hij oplost. Documentbeheer is daarom geen randvoorwaarde achteraf maar onderdeel van het ontwerp.
04
Zwijgen
“En als het gewoon iets verzint?”
Dan ziet u dat, want er staat altijd een bron bij en die opent met een klik. Een antwoord zonder bron hoort u niet te krijgen, en dat is een van de zes meetpunten voordat iets in productie gaat. Dat is geen garantie dat het model nooit de mist in gaat, het is de reden dat u het merkt voordat iemand ernaar handelt.
Het moeilijkste gedrag om te krijgen is geen antwoord. Een taalmodel is gebouwd om te antwoorden, en zal dat ook doen op vragen waarvan het antwoord niet in uw documenten staat. Een assistent die zegt dat hij het niet weet, is meer waard dan een assistent die er vaak naast zit.
05
Versnippering
Documenten staan zelden op een plek. SharePoint, een netwerkschijf, de mail, een vakapplicatie, elk met eigen structuur, eigen metadata en eigen rechten. Het samenbrengen daarvan zonder de rechten kwijt te raken is het meeste werk, en het minst zichtbare.
Open-weight modellen
Open-weight modellen zijn taalmodellen waarvan de gewichten vrij beschikbaar zijn, zodat ze lokaal kunnen draaien in plaats van bij een aanbieder. Voor een overheid of een organisatie met vertrouwelijke stukken maakt dat twee dingen uit: er gaat geen data naar een externe dienst, en u bent voor de kern van de opstelling niet afhankelijk van een leverancier die zijn voorwaarden, prijzen of modellen verandert. Wat u ervan merkt, is niets bijzonders: dezelfde assistent, dezelfde antwoorden met bron, zonder internet.
Draait waar u wilt
Dezelfde opstelling draait in uw eigen Azure-tenant of op uw eigen hardware. Wij leveren die opstelling als geheel, niet als een verzameling onderdelen die u zelf aan elkaar moet knopen. De plek waar het draait is een keuze van u, en die keuze verandert niets aan de vijf knelpunten die hierboven staan.
Microsoft-gecertificeerd, niet Microsoft-afhankelijk. Voor organisaties die al in Microsoft 365 werken is de eigen Azure-tenant de logische plek. Voor wie geen data buiten de deur wil, draait dezelfde opstelling zonder clouddiensten op eigen hardware.
Dit zijn de vijf waar het in de praktijk op vastloopt, en dit is waar wij aan gewerkt hebben. De opstelling draait in uw eigen Azure-tenant of volledig offline op eigen hardware. Hoe wij het precies aanpakken laten we zien in een gesprek, niet op een pagina.
Meer vragen die wij al kennenWilt u weten of dit voor uw organisatie werkt?
Een verkennend gesprek van een uur levert meestal al een duidelijk beeld op. Neem contact op, dan plannen we het in.
Wij laten het zien in uw eigen omgeving. Ook zonder internet, op een laptop aan uw tafel.
besst.ai. Uw documenten beantwoorden vragen. Alleen voor wie ze mag zien.