Techniek
Een kennisassistent die vragen beantwoordt uit uw documenten is in een middag te bouwen. Een kennisassistent die u in een bestuurlijke omgeving durft te gebruiken, is dat niet. Hieronder staat waar het verschil in zit.
01
Rechten
“Kan een medewerker van Sociaal Domein via dit ding bij stukken van P&O?”
Nee, en dat is het eerste wat wordt ingericht, niet het laatste. Ook de bronvermelding niet: geen verwijzing naar een document dat hij niet mag openen.
Dit is de reden dat de meeste projecten blijven steken bij een algemene kennisbank met alleen openbare stukken. Zodra personeelsdossiers, bezwaren, zorgdossiers en bestuurlijke stukken in hetzelfde systeem moeten, verandert de vraag van “kan het antwoord geven” naar “kan iemand aantonen dat de scheiding houdt”.
Dat is strenger dan het lijkt. Het antwoord mag geen inhoud bevatten uit een document waar de gebruiker geen recht op heeft. De bronvermelding mag er niet naar verwijzen. En het systeem mag ook niet bevestigen dat zo’n document bestaat, want dat is op zichzelf al informatie.
Wij hebben dit werkend, gescheiden per afdeling en per corpus.
02
Herkomst
Elk antwoord verwijst naar het document en de passage waar het vandaan komt. Niet omdat het netjes staat, maar omdat een medewerker die op basis van dat antwoord iets besluit, moet kunnen laten zien waarop dat besluit rust.
03
Veroudering
“Wat gebeurt er met een document dat we intrekken?”
Dat verdwijnt mee uit de assistent, binnen de termijn die u vastlegt. Niet bij de volgende grote herindexering. Stel deze vraag aan elke leverancier die u spreekt, het antwoord is vaker vaag dan u lief is.
Regelingen worden ingetrokken, beleid wordt herzien, versies stapelen zich op. Een assistent die de oude versie citeert omdat die toevallig beter matcht, richt meer schade aan dan hij oplost. Documentbeheer is daarom geen randvoorwaarde achteraf maar onderdeel van het ontwerp.
04
Zwijgen
“En als het gewoon iets verzint?”
Dan ziet u dat, want er staat altijd een bron bij en die opent met een klik. Een antwoord zonder bron krijgt u niet. Dat is geen garantie dat het model nooit de mist in gaat, het is de reden dat u het merkt voordat iemand ernaar handelt.
Het moeilijkste gedrag om te krijgen is geen antwoord. Een taalmodel is gebouwd om te antwoorden, en zal dat ook doen op vragen waarvan het antwoord niet in uw documenten staat. Een assistent die zegt dat hij het niet weet, is meer waard dan een assistent die er vaak naast zit.
05
Versnippering
Documenten staan zelden op een plek. SharePoint, een netwerkschijf, de mail, een vakapplicatie, elk met eigen structuur, eigen metadata en eigen rechten. Het samenbrengen daarvan zonder de rechten kwijt te raken is het meeste werk, en het minst zichtbare.
Dit zijn de vijf waar het in de praktijk op vastloopt, en dit is waar wij aan gewerkt hebben. De opstelling draait op Microsoft Azure. Hoe wij het precies hebben opgelost laten we zien in een gesprek, niet op een pagina.
Meer vragen die wij al kennenWilt u weten of dit voor uw organisatie werkt?
Een verkennend gesprek van een uur levert meestal al een duidelijk beeld op. Neem contact op, dan plannen we het in.
besst.ai. Uw documenten beantwoorden vragen. Alleen voor wie ze mag zien.