Wat u gaat vragen
Deze vragen komen in elk traject langs. Ze komen alleen niet uit dezelfde mond en ze komen zelden allemaal op tafel voordat het besluit valt. Daar lopen projecten later op vast.
Hieronder staan ze, gegroepeerd naar wie ze stelt. Herkent u er vijf en heeft u op geen van de vijf een antwoord van uw huidige leverancier? Dat is een goed moment om te bellen.
Bestuur
“Wat levert dit op, en wanneer merken we dat?”
Het eerste dat u merkt is dat zoeken ophoudt. Wie nu een half uur kwijt is aan het terugvinden van een eerdere beslissing, vindt die in een minuut, met de bron erbij. Meestal al zichtbaar in de proof of concept. Wat daarna komt is moeilijker te tellen en belangrijker: antwoorden worden consistenter, omdat iedereen uit dezelfde stukken put.
“Wat als we over twee jaar iets anders willen?”
Dan houdt u uw documenten, uw rechten, uw infrastructuurcode en uw logboeken. Wat u vervangt is het taalmodel en de zoeklaag, en die zijn in het ontwerp gescheiden van de rest, juist omdat ze het snelst verouderen.
“Waarom zouden we dit nu doen en niet wachten tot onze leverancier het levert?”
Soms is wachten de juiste keuze. Weeg dit mee: wat een leverancier levert, levert hij aan al zijn klanten tegelijk, dus generiek, en het werkt op zijn inrichting van rechten en niet op die van u. Voor een algemene kennisbank is dat prima. Voor het moment waarop afdelingen met verschillende rechten uit hetzelfde systeem moeten putten, is het meestal het probleem.
“Zijn we hierna afhankelijk van jullie?”
Nee. Het draait in uw eigen Azure-omgeving, op uw eigen documenten, met de infrastructuur als code in uw eigen repository. Wij hebben geen sleutel die u niet kunt intrekken.
“Waarom zou ik dit bij een klein bureau beleggen en niet bij een grote partij?”
Dat is een terechte vraag en het antwoord is niet altijd in ons voordeel. Bij een grote partij koopt u continuïteit en een contract. Bij ons koopt u dat de persoon die het bedacht heeft ook de persoon is die aan tafel zit. Wat u in beide gevallen moet regelen is wie het beheert als wij er niet meer zijn, en dat is precies waarom de opstelling als code wordt opgeleverd en overdraagbaar is aan uw eigen team of uw huisleverancier. Overdraagbaar is niet hetzelfde als overgedragen: wijs die persoon aan voordat u begint.
Privacy en beveiliging
“Gaat er iets van ons naar een model dat ermee traint?”
Nee. Wij bouwen op Azure OpenAI, waarbij Microsoft contractueel vastlegt dat klantdata niet wordt gebruikt om modellen te trainen en niet met OpenAI wordt gedeeld. Dat is een toezegging van Microsoft en u kunt hem nalezen in uw eigen voorwaarden. Wij bouwen niets waarbij uw documenten uw omgeving verlaten.
“Moeten we een DPIA doen?”
Waarschijnlijk wel, en dat is geen probleem maar werk. Wij zijn niet uw juridisch adviseur en doen de DPIA niet voor u. Wat wij leveren is de technische beschrijving die uw FG nodig heeft: welke gegevens waar staan, welke bewerkingen erop plaatsvinden, en hoe de toegang is afgeschermd. Begin er vroeg mee. Een DPIA die pas bij de oplevering start is de meest voorspelbare vertraging in dit soort trajecten.
“Kan ik zien wie wat gevraagd heeft?”
Ja. Vragen, antwoorden en geraadpleegde bronnen zijn te loggen. Hoe lang u die bewaart en wie ze mag inzien hoort in uw eigen beleid, niet in ons ontwerp. Let op dat de logging zelf persoonsgegevens bevat en dus onder dezelfde DPIA valt.
“Kan een medewerker van Sociaal Domein via dit ding bij stukken van P&O?”
Nee, en dat is het eerste wat wordt ingericht, niet het laatste. Ook de bronvermelding niet: geen verwijzing naar een document dat hij niet mag openen.
Informatiemanagement
“Werkt dit op onze SharePoint zoals die er nu uitziet?”
Meestal ja, en de uitzonderingen zijn te voorspellen. Wat de verkenning uitzoekt is niet of het kan, maar waar het schuurt: mappen waar de rechten in de loop der jaren handmatig zijn opgeknipt, bibliotheken met gasten erin, en plekken waar hetzelfde document drie keer staat met drie verschillende rechten. Daar zit het werk.
“Wordt dit weer een eiland in ons landschap?”
Het draait in uw eigen omgeving, op uw eigen identiteiten, op de documenten waar ze nu al staan. Wij verplaatsen uw documentbeheer niet en vragen u niet om over te stappen. Dat is een ontwerpregel, geen concessie.
“Wat als het stuk is op maandagochtend?”
Dan is de vraag wie er piket heeft en wat de afgesproken hersteltijd is. Dat is een beheerafspraak, geen technische vraag, en hij hoort op tafel voordat u in productie gaat. Wij maken hem expliciet omdat hij anders per ongeluk bij niemand belandt.
“Wat als onze documenten een rommeltje zijn?”
Dan bent u normaal. Wij zijn nog geen organisatie tegengekomen waar dat niet zo was. Het is geen reden om te wachten, want opruimen zonder zichtbaar resultaat houdt niemand vol. Wij beginnen op het deel dat goed genoeg is en maken zichtbaar welke rommel het antwoord echt in de weg zit.
“Wat gebeurt er met een document dat we intrekken?”
Dat verdwijnt mee uit de assistent, binnen de termijn die u vastlegt. Niet bij de volgende grote herindexering. Stel deze vraag aan elke leverancier die u spreekt, het antwoord is vaker vaag dan u lief is.
“En als het gewoon iets verzint?”
Dan ziet u dat, want er staat altijd een bron bij en die opent met een klik. Een antwoord zonder bron krijgt u niet. Dat is geen garantie dat het model nooit de mist in gaat, het is de reden dat u het merkt voordat iemand ernaar handelt.
Inkoop
“Wat kost het per jaar als het draait?”
De kosten vallen in drie delen uiteen die verschillend bewegen. Verbruik in Azure, dat meebeweegt met het aantal vragen en de omvang van uw documenten, en dat wij in de proof of concept meetbaar maken zodat u in productie niet voor een verrassing staat. Licenties, die u waarschijnlijk al heeft. En beheer, dat een keuze is en geen gegeven. Wij noemen geen jaarbedrag voordat we uw omvang kennen, omdat elk bedrag dat u nu van iemand krijgt een slag in de lucht is.
“En als het na de proof of concept niet blijkt te werken?”
Dan stopt u, en dan heeft de proof of concept precies gedaan waarvoor hij is. U houdt de uitkomst: welke documenten deugen, waar uw rechten rammelen, en wat een vervolgstap zou kosten. Dat is waarde, ook als er niets wordt gebouwd.
“Hoe koopt een gemeente dit eigenlijk in?”
Verkenning, proof of concept en productie zijn drie losse opdrachten met elk een eigen resultaat. U bent na elke fase vrij om te stoppen. Dat past meestal binnen uw eigen drempelbedragen, en het is ook het enige eerlijke moment om te besluiten of het werkt.
De werkvloer
“Moeten mijn mensen anders gaan werken?”
Zo min mogelijk, en dat is een ontwerpkeuze. De documenten blijven staan waar ze staan. Wat erbij komt is een plek om een vraag te stellen. Wat verdwijnt is het zoeken.
“Wat als mijn mensen het gewoon niet gebruiken?”
Dit is de vraag die het vaakst juist is en het minst gesteld wordt. Systemen die technisch werken en niet gebruikt worden zijn de meest voorkomende uitkomst van dit soort projecten. Wat helpt: begin bij een groep met een concreet probleem, niet bij de groep die het het handigst vindt. Kies een vraagsoort die vaak terugkomt en nu echt tijd kost. Toon altijd de bron, want vertrouwen ontstaat door het document en niet door het antwoord. En meet het gebruik vanaf dag een, zodat u weet of het wegzakt voordat het al weggezakt is. Wat niet helpt: een brede uitrol met een instructiemiddag.
“Wat gebeurt er als ik bel?”
Geen voorstel en geen presentatie. Wij vragen welk van deze punten bij u het meest knelt en of het op te lossen is binnen wat u al heeft. Soms is het antwoord dat u ons niet nodig heeft. Dat horen wij liever nu dan over drie maanden.
Staat uw vraag er niet bij? Dan is dat de vraag die wij willen horen.
Kom eens praten en we zien waar we uitkomen.
Neem contact op